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August 21, 2020 | Blog

Gerenciando o inesperado: melhores práticas visando a continuidade dos negócios de fundos multimercado

As condições do mercado mudam de maneira muito rápida e, portanto, a capacidade de submeter as carteiras a testes de estresse em uma ampla variedade de cenários torna-se cada vez mais importante. E não para por aí.

Os líderes empresariais mais astutos entendem que na maior parte dos casos, há apenas um segredo para o gerenciamento de empresas: esperar o inesperado.

Embora a criação de um Plano de Continuidade de Negócios (PCN) esteja entre as melhores práticas na maioria dos mercados, a gestão de recursos financeiros inclui um conjunto de desafios únicos em função das suas complexidades, vulnerabilidades e o alcance global do setor. Esses desafios, adicionados da responsabilidade fiduciária para com os investidores, requerem dos gestores de fundos a máxima proatividade possível na construção de um PCN eficaz.

Em última instância, essas políticas devem ser customizadas para se adequar ao tamanho e escopo do fundo, bem como aos riscos idiossincráticos que a empresa apresenta. Um PCN deve descrever em detalhes como cada função do negócio irá operar após um incidente e como as necessidades dos clientes serão atendidas.

É importante lembrar que um PCN abrangente não precisa ser um fardo a mais para os recursos internos de uma empresa. As soluções terceirizadas podem desempenhar um papel vital na facilitação do planejamento de contingência, não somente simplificando e otimizando os processos, mas também garantindo uma integração eficiente do plano entre atendimento, operações e back office.

Para ajudar na compreensão do que um PCN eficaz implica, reunimos as seguintes recomendações de melhores práticas, agrupadas em cinco áreas-chave.

  1. Considerações de TI

            Garantir o acesso à tecnologia durante um evento imprevisto é, sem dúvida, o componente mais importante de um PCN. Recuperação de dados, monitoramento de posições de portfólio e acesso a e-mail são apenas alguns exemplos de funções críticas importantes e necessárias diante de uma situação de emergência no mercado. Em qualquer plano de continuidade, os gestores devem priorizar o acesso remoto ao sistema e testar esse acesso regularmente.

            É importante ressaltar que os avanços nas soluções de armazenamento em nuvem nos últimos anos significam que a ameaça de falha de servidores locais é mínima. Além disso, ter uma equipe subitamente dispersa por longos períodos de tempo pode gerar novas vulnerabilidades de segurança cibernética, especialmente se os protocolos corretos não estiverem aplicados ou se os funcionários não estiverem familiarizados com as medidas de segurança de acesso remoto. Garantir que as informações da empresa sejam tratadas com o mesmo nível de segurança dentro da empresa e no trabalho remoto é crucial.

  1. Gestão de Terceiros

           Ao criar um PCN, os gestores devem ter uma compreensão completa do seu nível de dependência de terceiros para serviços críticos, incluindo o conhecimento do planejamento de contingência das empresas contratadas. Porém, o PCN também deve considerar a necessidade de contar com terceiros contratados para ajudar na implementação dos planos de contingência da empresa, o que pode ser particularmente útil para empresas menores que não têm os recursos operacionais e de back office (por exemplo, TI, contabilidade de fundos, etc.) que os gestores maiores possuem. Os serviços gerenciados por terceiros podem ajudar esses gerentes a desenvolver PCNs eficazes que fornecem soluções integrais de suporte operacional.

  1. Planejamento sucessório

            A gestão de pessoal é outro fator igualmente crítico. Em outras palavras, depois de um incidente, quem vai estar no comando? Mesmo para as menores empresas é imperativo haver uma linha de sucessão organizacional caso os líderes da empresa venham a estar ausentes ou incapacitados. Várias áreas devem estar envolvidas no planejamento sucessório, incluindo a alta administração, as equipes de compliance, do jurídico e de gestão de riscos.

  1. Considerações Regulatórias

            Os fundos registrados são obrigados a possuir políticas e procedimentos de conformidade formalizados e vigentes por mais de uma década. Mais recentemente, os reguladores têm prestado muita atenção em como os gestores de fundos estão posicionados para responder durante períodos de crise. Em função da atenção regulatória em torno dos PCNs, muitos gestores tomaram medidas adicionais para se preparar. De acordo com uma pesquisa de 2017, 26% dos fundos de investimento estavam atualizando seus PCNs para atender especificamente às preocupações da SEC.

  1. Comunicação

            Claro, não são apenas os reguladores que têm questionamentos a respeito do planejamento de continuidade. Os clientes vão querer entender os sistemas que os gestores possuem para garantir a continuidade, incluindo como podem entrar em contato com o seu gerente durante esses períodos. Os clientes precisam saber que os gestores estão fazendo tudo ao seu alcance para proteger os ativos dos clientes. Eles querem ter certeza de que seus investimentos estão em boas mãos.

A resiliência em face de eventos inesperados do mercado é tão importante hoje como sempre foi. Como resultado, os PCNs devem ser cada vez mais dinâmicos e continuamente testados de maneira regular.

É certo que os PCNs podem ser um desafio para as empresas implementarem e gerenciarem ao longo do tempo. É por isso que as soluções terceirizadas são muitas vezes a maneira mais eficaz para a construção de um plano de continuidade sustentável. Os serviços gerenciados por empresas terceirizadas não apenas ajudam os gestores de fundos a serem mais resilientes, mas também sinalizam aos seus clientes que os gestores levam as suas responsabilidades fiduciárias a sério, estando preparados para qualquer situação que os mercados possam apresentar.

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